In de meeste midden- en kleinbedrijven (MKB) is er sprake van een onbehaald potentieel van de financiële afdeling. Deze zou een sleutelrol kunnen, én moeten, spelen in het management van bedrijven. Er is een simpele verklaring voor waarom dit nog niet gebeurt, en deze is grotendeels te wijten aan de tijdrovende, dagelijkse taken van de financiële  afdeling. Vooralsnog hebben alleen vooraanstaande multinationals de nu bestaande technologie volledig ingezet om het meeste uit de financiële administratie te halen; meer rendement tegen lagere kosten is dan het niet uitblijvende gevolg. Deze overgang resulteert in wat vaak een financiële transformatie wordt genoemd.

Om de financiële afdeling meer rendement op te laten leveren, is het nodig dat de financieel directeuren van MKB hun werkwijze onder de loep nemen. Daarbij moet vooral worden gelet op het mogelijke automatiseren van repetitieve taken, zoals bijvoorbeeld het herhalende produceren van rapporten. Daarnaast moet er worden gekeken naar het vereenvoudigen van interdepartementale werkzaamheden. Als deze hardbenodige middelen van de financiële afdeling vrijkomen, kunnen ze inzetbaar worden gemaakt voor het verkrijgen van inzichtelijke, inzetbare analyses, duidelijkere voorspellingen en een preciezere planning.

Financiële Transformatie

Het verhogen van de prestaties van financiële afdeling gaat niet alleen via het upgraden van de IT-systemen, maar vergt een veel grotere omslag, namelijk: het herontwerpen en documenteren van de werkwijze; het continue verbeteren, en aanleren van nieuwe, skills bij werknemers; en het verzamelen en presenteren van essentiële informatie uit groffe data. Uiteindelijk zal een financiële transformatie zo de weg vrijmaken voor voortdurende excellentie, en zal het mogelijk worden waardevolle bussiness intelligence te genereren die tegelijkertijd leidt tot een verlaging van de kosten.

Toch zijn er een aantal obstakels die het lastig maken, zéker voor MKB, om een financiële transformatie te ondergaan. De eerste is, ongetwijfeld, de aanzienlijke investering die moet worden gedaan in cutting-edge software, hardware en expertise. De tweede, en wellicht is deze nog belangrijker dan de eerste, is het feit dat er er een enorme hoeveelheid inspanning en tijd nodig is om met een uitgedacht, praktisch alternatief voor het bestaande systeem te komen. Zo moeten er verscheidene mogelijkheden worden verkend om tot de best passende te komen. Om risico’s effectiever te beheheren, moet er een goede blauwdruk zijn die risico-analyses opneemt in de bedrijfsprocessen. Desktop spreadsheets, die nog steeds breed worden ingezet door MKB, moeten worden vervangen door een geautomatiseerd proces, zo kunnen inherente nadelen zoals data-entry fouten, onjuiste formules en verkeerde hard-coded values worden opgevangen en omgezet tot postieve uitkomsten.

Door deze beoogde obstakels wordt het aangaan van de uitdagende omslag die de financiële transformatie is, vaak nog voor de start beëindigd.

Wat we kunnen leren van een multinational

Onder druk van de aandelenmarkten, om de kosten van de financiële afdeling te verlagen en zo de waarde voor aandeelhouders te laten doen stijgen, hebben de meest toonaangevende spelers hun respectieve financiële transformatie trajecten al afgerond. Toch gaat het hier dan om grote bedrijven. Een goed voorbeeld is DHL. Dit bedrijf is de financiële transformatie ondergaan door het een groot deel van hun administratieve processes, met de hulp van gespecialiseerde Finance & Accounting dienstverleners, naar India uit te besteden.

Hoewel DHL het gewenste resultaat het wereldwijd terugbrengen van de kosten voor de financiële administratie – heeft behaald, heeft deze omslag ook een aantal uitdagingen blootgelegd. Het overnemen van het financiële transformatie model van DHL is dan ook een hekel punt voor MKB, en wel vanwege de volgende, altijd meespelende, factoren:

( i ) Om de uitbesteding van de financiële administratie naar lagelonenlanden mogelijk te maken, zijn flinke investeringen in IT-systemen en -processen gedaan. Grote bedrijven beschikken over de nodige financiële middelen voor grote investeringen, maar voor kleinere bedrijven ligt de prioriteit bij investeren toch vaak bij het verbeteren van al bestaande middelen. Om zo klanten beter van dienst te zijn, bijvoorbeeld. Omdat de administratie over het algemeen niet zichtbaar is aan de zijde van de klant, blijft deze qua ontwikkeling dus ook achter.

( ii ) Ontslagen in personeel werden tegen hoge kosten gemaakt, zodat financiële processen konden worden verplaatst van hogelonenlanden naar lagelonenlanden. In kleinere bedrijven zou dit een stuk moeilijker te bereiken zijn.

( iii ) Al snel werd duidelijk dat er problemen onstonden in de kwaliteit en productiviteit. Een oorzaak die is aan te schrijven aan de culturele en educatieve kloof tussen de werknemers uit verschillende landen, in dit geval Europa en India. Deze problemen zijn toen opgelost door ervaren consultanten, maar dit kon uiteraard alleen tegen nog verder oplopende kosten.

Dit is dan ook de reden dat grote Finance & Accounting dienstverleners hun diensten niet aanbieden aan MKB. Maar wat zijn dan de opties voor MKB die toch graag voordeel willen behalen uit een financiële transformatie zonder last te hebben van de hierboven beschreven minpunten?

Voorwaarts met Cloud-techologie

Gelukkig hebben de recente ontwikkelingen op het gevied van cloud-based computing geleid tot de opkomst van een nieuwe groep van dienstverleners, die wel een geschikt aanbod heeft voor MKB. Een dergelijke start-up is Accounting Center, een bedrijf werkzaam in de Benelux. Accounting Center heeft een innovatief cloud-based oplossing ontwikkeld tezamen met SAP. Accounting Center’s oplossingen hebben het uiterste van de financiële transformatie van multinationals gedestilleerd, maar zonder daar daar hoge investeringen, of kosten vooraf op de hals moeten worden gehaald. Zo worden de effecten van het uitbesteden door Accounting Center geoptimaliseerd.

Dus wat heeft Accounting Center precies opgezet? Een korte toelichting:

  • Een Cloud ERP (Enterprise Resource Planning) systeem dat gebruik maakt van de beste financiële software op de markt.
  • Een eenduidig, goed uitgedacht en kwalitatief hoogwaardig financieel proces. 
  • Een virtueel geïntegreerd team van medewerkers van onze klanten en Accounting Center die perfect samen werken als één team.

Door het bovenstaande model van Accounting Center te omarmen kan het MKB alle voordelen van een financiële transformatie ervaren, zonder dat het enorme inspanning kost, en zonder dat er een enorm prijskaartje aanhangt.